23 用好邮件：向工具要工作质效
你好，我是李云。这一讲的主题是用好邮件提升质效。
就我自己的工作经历，邮件是我过去二十年所服务过的每家公司都用到的沟通方法，且是比即时通信更正式的一种。你可能会说了，“可我们公司根本就不用邮件啊？”嗯，如果出现这种情况，我相信这一讲的内容你能融会贯通地运用于其他的沟通工具，启发你穷尽沟通工具所能。
我在工作中，观察到好些人不重视适时处理收到的邮件，我是从这些人的收件箱中积累了好多未读邮件得出这个结论的。对于这些人，我会本能地对他们的自我管理打个问号，与他们合作时多关注他们的工作进展。进一步，如果整个集体都有不及时处理邮件的工作习惯，我会认为大概率这个集体是整体低效的。你可能要说了，怎么从邮件没及时处理，就上纲上线到自我管理不足上去了呢？别急，等学完这一讲，你会理解我的。
咱先来说一说，你可能比较熟悉的一个工作场景。小蒋和小彭在合作的过程中，曾在一起讨论了具体事宜，讨论完后小蒋给小彭发了封邮件进行了总结。可到后来落实工作时，小彭发现自己的理解与小蒋的并不一致，以致两边的工作衔接不上。于是两人之间出现了扯皮的现象：小蒋认为自己的理解与所发邮件中的总结是一致的，问题不在她那边；小彭则认为，自己并没有回复邮件做确认，所以存在错误的邮件并不能算数，得以之前讨论时他所清楚表达的方案来。
针对这个工作场景，好像公说公有理，婆说婆有理，那你站哪一边呢？当这事真发生在自己身上，影响工作进展不说，还闹得大家都不愉快，处理不好甚至会积怨，得在工作中特别注意防范才行。
在我看来，这个案例中，根本不存在公说公有理、婆说婆有理的情况，我站小蒋这边。你可能会说了，万一小蒋总结邮件中的理解是错的呢？如果你会这样问我，说明你并不知道邮件中的一个潜规则。
掌握潜规则
只要你作为收件人（不是抄送人）收到了邮件，无论是否读过邮件中的内容，职场的潜规则是，收到邮件后保持沉默就是对内容的确认。对于这个潜规则你会惊讶吗？如果细想一下，你会认为它是合理的。你想啊，在日常与人面对面的交流过程中，咱会别人说一句就确认一句吗？如果这样沟通那也太别扭和低效了，只有对他人说的话咱不认可，才会主动聚焦讨论或确认，否则默认就代表认可。
针对这一潜规则，咱在工作中要特别注意以下三点：
- 无需就收到的邮件回复“已收到”进行确认，避免浪费他人的时间，来处理一封没有信息含量的邮件；
- 如果不认可邮件中的内容，要及时回复邮件加以指正，直到达成新的共识；
- 必须养成适时阅读和处理邮件的工作好习惯。
回到小蒋和小彭的案例中。很显然，问题出在小彭没有认真读邮件，以及就自己不认可的内容进行指正，责任在他身上。
当你知道了这个潜规则后，就不应出现收件箱中积压大量未读邮件的情况，否则说明你的自我管理有问题，指不定哪天因为邮件没及时处理，而捅出个大篓子。现在我这样说，你认可吗？
保护自己
案例中小蒋的行为很好地诠释了一点，那就是在与人合作时，应记得以邮件总结的方式，将合作多方在沟通中所达成的共识记录下来备忘，那能很好地应对事后出现扯皮的现象。
发现了吗？这类邮件对咱的写作能力提出了一定的要求，因为撰写时，得考虑事后读起来不会出现歧义，也要尽可能避免出现漏洞。撰写邮件的过程，也是进一步思考共识的机会。这样细致的行事风格，才更能将工作做到位、做出品质。
职场中的一些扯皮和误会，并非有人有意为之，但出现了总得通过一定的方法去解决，以邮件做备忘就是很好的一种。
用好抄送
对了，发邮件时，你会认真考虑应抄送给谁吗？还是说，想到谁就抄送给谁，宁滥勿缺？别说，这事在咱将邮件发送出去前，还真值得好好考虑一下。你想啊，如果不用关心邮件中内容的人收到了邮件，他是不是得花时间处理，最后发现与自己无关，那他会怎么想呢？如果是咱，估计也不大乐意了吧，所以应尽量控制邮件的抄送范围，以免给人带去没有必要的麻烦。
另外，抄送人收到邮件对他意味着：需要知道这件事，但与他并无直接责任关系，可回应可不回应。换句话说，适用于收件人的“沉默即确认”规则，并不适用于抄送人。换句话说，在组织邮件时，需要谨慎选择哪些是收件人，哪些是抄送人。
需要抄送邮件的情形还是很多样的，我基于自己的经验梳理了下面这张表，方便你对照。
做好跟进
那么多的邮件来来往往，有的读过即可，有的包含重要的信息将来得查阅，有的还有后续行动需要完成。对于后两种情况，如何分别保证高效查阅和防止遗忘呢？这样的烦恼，邮件管理软件的开发商们为我们考虑到了，设计了“跟进”功能帮助解决。
我以来自微软的邮件管理软件Outlook为例，说明如何使用这个功能。为了演示，我给自己的邮箱发了一封标题为“演示跟进功能”的邮件。当邮件被Outlook接收下来后，将鼠标移至邮件列表中的这封邮件上，邮件的右侧会出现下图右侧所示的小灰旗。
如果希望对邮件进行跟进，就用鼠标点击小灰旗，小灰旗随即变成小红旗，代表这封邮件处于跟进状态。为了查看所有被跟进的邮件，可从Outlook左下角切换到任务页，如下图所示。
就我个人的工作习惯，以下情形会对邮件设置为跟进状态。
- 对重要但没能立即处理的邮件，为了避免遗忘。
- 为了观察邮件中所提及的改进或行动将来是否落实。
- 对于那些提供重要信息的邮件，为了将来某天需要用到时方便查阅。
另外，光把邮件设置为跟进状态是不够的，还得养成时常回顾任务页中邮件列表的工作习惯。当邮件落实了跟进或不再重要时，就点击小红旗，邮件会从任务页中消失，代表结束跟进。回顾跟进页中的邮件列表时，我通常有这两个动作。
- 对于需要我落实行动的邮件，在完成后我会回复邮件通知大家，点击该邮件的红色小旗结束跟进。
- 如果发现长时间无人跟进相关邮件中的行动项，我会择机回复邮件询问“不知邮件中所述行动的进展如何？”以这样的方式，提醒行动责任人落实，确保执行力。
一个有良好自我管理能力的人，应力争让任务页中需要落实行动的邮件尽快消失，那也一定程度代表了自己的执行力。
当我们每个人都有及时处理邮件的习惯时，邮件就会变成一种高效的异步沟通方式，从而省去没有必要的同步口头交流。我知道有些人更乐于使用口头交流的原因，正是因为他人没有及时处理邮件的习惯而被逼无奈。
分门别类
邮件收到后，能否自动分门别类，让我们可以采取一定的优先级顺序处理呢？比如，重要项目的邮件最高优先级处理，其次是来自直接主管的。这样的工作场景，邮件管理软件的开发商同样考虑到了。
在邮件管理软件中，我们可以创建不同的目录，然后基于发件人的邮箱名，通过设置规则自动放到指定的目录中。比如，来自重要项目的邮件，放到“重要项目”这个目录中，来自直接主管的邮件，放到“老板”这个目录中。有了这样的功能后，我们就可以基于目录按优先级处理。比如，从“重要项目”目录开始，然后是“老板”目录中的，其他邮件则放到晚点处理。
对邮件做好分门别类，是个人时间管理需要掌握的一个很小的技巧。随着咱在工作中承担的责任越来越大，这些小技巧能很好地帮助我们分配精力和注意力，用有限的时间处理最重要的事。
总结时刻
让我们简要重温这一讲的要点，进入总结环节。这一讲我们聊了，如何向邮件这一办公室常用的沟通工具要工作质效。
用好邮件的最关键，是掌握作为收件人时的一个潜规则，即收到邮件后如果沉默就代表了对邮件内容的确认。这个规则的背后，是为了提高邮件沟通的效率，也有助于大家形成及时且认真处理邮件的习惯。当邮件成了我们有效且高效的沟通工具后，自然会减少使用面对面口头交流这一成本更高的沟通方式，当工作忙的时候，可别小看这一变化所带来的时间节约。
与他人合作时，用邮件做好所达成共识的备忘，不仅能进一步确认各方对共识的理解是否一致，还有助于快速处理合作过程中出现的扯皮现象。这样的工作习惯，能一定程度提高自己的工作质效，还有助于保护自己。
通过用好邮件的抄送、跟进和自动分类功能，有助于我们在工作中更好地发挥邮件的作用和提高处理效率。看似不起眼的工作细节，却是塑造专业工程师的一个不可或缺的要素，累积出了优秀工程师与普通工程师之间的巨大差异。
邮件的书写与抄送，其实就是表达与沟通的艺术。对于邮件的解读和使用，你完全可以有自己独特的智慧。
最后，我想请你思考，这一讲对你的邮件使用习惯带来了哪些启发呢？期待你留言与我分享交流。
我们下一讲见。
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真的很细节👍
2024-04-29